Правомочность требования учредительных и прочих документов при заключении договоров

При заключении договора (контракта и т.п.) представители некоторых организаций (компаний и т.п.) выражают недовольство, что при подписании договора необходимо предоставить целый ряд дополнительных документов: копий учредительных документов, выписок, справок и т.п. В данной статье мы объясним почему это требуется и какие именно документы требуются (а то дело иногда доходит до абсурда – перестраховываясь, начинают требовать банковские карточки и т.п.).

На основании нижеследующих Документов:

Письмо Министерства Финансов РФ от 10 апреля 2009 года № 03-02-07/1-177;

Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа Российской Федерации от 22 октября 2007 года № Ф09-8626/07-С2;

Постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа Российской Федерации от 11 декабря 2008 года № А33-4633/08-Ф02-620/08;

Постановление 9 Арбитражного апелляционного суда от 11 ноября 2008 года № 09АП-14021/2008-АК;

Определение Конституционного суда Российской Федерации от 4 ноября 2004 года № 324-0;

Письмо Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11 ноября 2004 года N С5-7/уз-1355,

Постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 18 октября 2005 года;

Постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 13 декабря 2005 года

налогоплательщик может быть признан недобросовестным и/или получившим необоснованную налоговую выгоду, если будет доказано, что он действовал без должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагентов и осуществлял хозяйственные операции с контрагентами, не исполняющими своих налоговых обязанностей.

На основании вышеуказанного, при заключении договоров (контрактов и т.п.), чтобы избежать каких-либо обвинений в недобросовестности и/или получении необоснованной выгоды, рекомендуется получить заверенные копии следующих документов:

- Свидетельство о Внесении в Единый государственный реестр;

- Свидетельство о постановке на учет в налоговых органах Российской Федерации в качестве налогоплательщика;

- Учредительные документы:

устав в текущей редакции со всеми изменениями,

учредительный договор (если имеется),

положение о представительстве/филиале (если есть и требуется);

- Решение органа управления о назначении генерального директора (директора и т.п.): протокол или решение в зависимости от органа управления;

- Приказы генерального директора (директора и т.п.):

о вступлении в должность,

о назначении главного бухгалтера;

- Доверенности на представителей организации (компании и т.п.), которые могут подписывать как сам договор (в случае, если подписывает не руководитель), так и первичную документацию (накладные, акты, счета-фактуры и т.п.);

- Выписка из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц (ЕГРЮЛ), желательно небольшим сроком действия с даты выдачи (обычно – 30 календарных дней);

- Справка об отсутствии задолженности по налогам и сборам из налогового органа или Справка о состоянии счетов по налогам, сборам, взносам, сроком действия, обычно, не более 90 календарных дней, с даты выдачи Справки (Акта).

Ссылки на коммерческую тайну, при отказе о предоставлении учредительных документов одним из контрагентов, являются не обоснованными. Статья 5 Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-Ф3 прямо устанавливает, что информация, содержащаяся в учредительных документах юридического лица, а так же документах, подтверждающих факт внесения записей в соответствующие государственные реестры, не содержит сведений, составляющих коммерческую тайну, и следственно, такую информацию контрагенты предоставляют друг другу по запросу заинтересованной стороны.

Решение органа управления организации (компании и т.п.) о назначении генерального директора (директора и т.п.), а так же приказ о назначении главного бухгалтера необходимы для подтверждения полномочий лиц на действия от имени организации (компании и т.п.). Данные документы необходимы и в том случае, когда сделки совершаются уполномоченными на то лицами на основании доверенности для подтверждения правомочности предоставления доверенности. Сделка, заключаемая неуполномоченным лицом, является ничтожной в соответствии со статьей 168 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Выписка из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц (ЕГРЮЛ) и Справка (Акт) об отсутствии задолженности по налогам и сборам из налогового органа или Справка о состоянии счетов по налогам, сборам, взносам необходимы для подтверждения того, что организация (компания и т.п.) сдает необходимую отчетность в налоговые органы Российской Федерации и начисляет налоги в порядке, установленным действующим законодательством Российской Федерации.